‘Met elke verhuizing groeien we meer naar elkaar toe’
Na een fusie wil je snel één organisatie worden waarin een goede samenwerking vanzelfsprekend is. Maar hoe verbind je mensen, teams en gebouwen tot één geheel? Het Programma Huisvesting maakt dit mogelijk. ‘Ons doel: inwoners optimaal bedienen, de samenwerking versterken en gemeenschapsgeld slim inzetten,’ zegt programmaleider Johan van Delden.
Een flinke vastgoederfenis
Vier gemeentekantoren, diverse steunpunten, gemeentewerven en sociale werkplaatsen: dat was de ‘vastgoederfenis’ waarmee Westerkwartier na de fusie in 2019 startte. Maar hoe maak je al dit vastgoed toekomstbestendig voor de binnen- en de buitendienst én de sociale werkvoorziening? Johan: “Om hiervoor in goede samenhang plannen te ontwikkelen, is het Programma Huisvesting in het leven geroepen.”
Puzzelen met huisvesting
De huisvestingspuzzel waarvoor Westerkwartier staat, is niet zomaar gelegd, vertelt Johan. “Het kost tijd om vastgoed af te stoten, locaties te vernieuwen en nieuwe panden te ontwikkelen. De ideale situatie die je voor ogen hebt, kun je niet in één keer realiseren. In de tussentijd willen wij inwoners wel goed bedienen en collega’s optimaal ondersteunen. Dat vraagt om creativiteit, slimme fasering en goede afstemming.”
In samenspraak met collega’s
Anneke Posthumus, adviseur Facilitaire Dienstverlening, is vanaf het begin betrokken bij dit proces. “We zijn al voor de fusie gestart met inventariseren: waar staan wij nu, wat is onze stip op de horizon en hoe komen wij daar? Dit doen wij in nauw overleg met collega’s en teamleiders. We willen dat iedereen goed en efficiënt z’n werk kan doen, op een logische plek. En daar heb je wel hun input voor nodig.”
Van plannen naar de eerste verhuizing
Dit leidde tot allerlei plannen: huisvestings- en vastgoedplannen voor de langere termijn. Maar ook vlekkenplannen en indelingsplannen voor de tijdelijke locaties. En er moest natuurlijk verhuisd worden. Anneke: “De eerste grote verhuisoperatie vond eind 2018 plaats: ruim zeshonderd collega’s gingen over naar een nieuwe - tijdelijke - werkplek. Dankzij een zorgvuldige voorbereiding verliep dit traject succesvol.”
Pandemie
Vrij snel na de eerste verhuizing kwam er een uitdaging bij: de coronapandemie. Johan: “Hierdoor werden wij gedwongen om meer thuis te werken en online te overleggen. Na de pandemie zijn veel collega’s flexibel blijven werken: de ene dag thuis, de andere dag op kantoor. Sindsdien is er meer behoefte aan flexwerken en verschillende soorten werkplekken. Daar houden wij in onze huisvestingsplannen nu ook rekening mee.”
Werk- en ontmoetingsconcept
In die plannen staat het werk- en ontmoetingsconcept centraal. Anneke: “Dit betekent dat we werkplekken afstemmen op de activiteit die je uitvoert. Denk aan ruimtes voor concentratie, samenwerking of informeel overleg. Het concept is bedoeld voor onze toekomstige werklocaties, maar we kijken ook hoe wij dit in de tijdelijke situatie kunnen toepassen.”
Thuiswerkplekken
Ook investeerde de gemeente na de pandemie in arbo-verantwoorde thuiswerkplekken. Dit was één van de trajecten waar Facilitair Medewerker Sharon Oosterhuis bij betrokken was. “Ik heb Anneke ondersteund bij de aanbesteding voor het meubilair voor de thuiswerkplekken. En daarna bij het regelwerk dat daarbij komt kijken. Denk aan de contacten met onze leverancier, de planning, het bijhouden van mutaties en het beantwoorden van de vragen die collega’s hebben.”
Van Leek naar Grootegast
In het najaar van 2024 vond er opnieuw een grote interne verhuizing plaats. Sharon: “De werklocatie in Leek sloot z’n deuren. Dit betekende dat ruim honderd collega’s naar een tijdelijke werkplek in onder andere Grootegast verhuisden. Samen met mijn collega Dana heb ik die verhuizing in goede banen geleid en ervoor gezorgd dat alle collega’s soepel over konden. Daarnaast had ik extra focus op de verhuizing van het archief: een megaklus.”
Leeksterveld
De komende jaren staan er meer grote projecten op stapel. Zo verhuist een deel van de buitendienstmedewerkers en de medewerkers van Novatec in 2025 naar een nieuw pand op industrieterrein Leeksterveld. Ook de plannen voor de centrale huisvesting worden steeds duidelijker: “Wij zitten inmiddels in de besluitvormingsfase”, vertelt Johan.
Zo krijgt Westerkwartier steeds meer vorm. Johan:
"Met elk project en elke verhuizing zetten wij een stap richting de moderne, duurzame en toekomstbestendige huisvesting die wij voor ogen hebben. Hierdoor groeien wij als organisatie, letterlijk en figuurlijk, steeds meer naar elkaar toe."
Wil je ook werken aan projecten zoals deze?
